Crear un archivo PDF para enviarlo a imprenta es la forma más segura de incluir imágenes de calidad así como tipografías y gráficos vectoriales sin que se nos mueva nada de sitio. En este tutorial vamos a enseñarte cómo convertir CORRECTAMENTE a PDF documentos creados en algunas de las herramientas más habituales que se utilizan para maquetar archivos de impresión.

¿Qué es un archivo PDF? ¿Cómo convertir a PDF para imprimir de forma profesional y con todas las garantías? Aparentemente son preguntas y procesos sencillos, pero lo cierto es que a menudo nos llegan trabajos cuyos PDF han sido mal convertidos o contienen defectos que pueden producir errores a la hora de imprimir.

Por ello hemos escrito este práctico tutorial que resolverá definitivamente todas vuestras dudas y os mostrará las diferentes maneras que hay de crear archivos PDF y de enviarlos a imprenta. 

El post ha sido pensado tanto para diseñadores profesionales como para público general.

tutorial exportar a PDF

¿Qué es un archivo PDF?

Tranquilos, que no vamos a empezar contándoos el rollo de cómo surgieron los archivos  PDF (Portable Documento Format – Formato de Documento Portátil) y su larga historia. Para eso ya tenemos la wikipedia. Pero sí os diremos que los archivos PDF nacieron para resolver un problema que hasta entonces se daba mucho: enviarle nuestro archivo a alguien y que, al intentar abrirlo, las cosas se hubieran movido de sitio, tipografías e imágenes desaparecidas o, peor aún, nos saliera una alerta diciendo que no tenemos el programa adecuado o que su versión es más antigua y no puede abrir el documento. 

A mí me gusta definir el PDF como una caja contenedora de objetos. Al exportar a PDF el ordenador crea una caja y en su interior integra el texto con sus tipografías, las imágenes en el formato adecuado, los vídeos, los enlaces, etc. De esa forma la persona que abre nuestra caja tiene todo lo que necesita para verlo exactamente con el mismo diseño que nosotros le habíamos dado.

Ojo, podrá verlo, pero no podrá modificar nada. Por eso es tan útil para las imprentas, porque tienen todo lo que necesitan para imprimir y no pueden modificar nada, ni siquiera por error. Lo que supone una gran tranquilidad para las imprenta y para los diseñadores.

Tutorial exportar a PDF

¿Cómo convierto a PDF un archivo, y que sea óptimo para imprenta?

Los PDF de imprenta tienen que cumplir unos requisitos que nos garanticen que el resultado final impreso vaya a tener la calidad adecuada, los más importantes son:

  • El tamaño del archivo debe de coincidir con el formato final del impreso,
  • Hay que exportar el documento en páginas simples,
  • Asegurarse de que las imágenes se incluyen en alta resolución,
  • Las tipografías deben de estar incrustadas,
  • Hay que incluir 3 mm de sangrado por cada lado (si lleva elementos que vayan a sangre).

A continuación te explicaremos cómo convertir a PDF para imprenta desde Adobe Indesign, Illustrator y Microsoft Word. Muchos otros programas también permiten exportar a PDF y las opciones son muy similares, por lo que aquí nos centraremos en éstos tres que son los más conocidos y utilizados.

Exportar a PDF desde Indesign

Convertir a PDF desde Indesign es muy sencillo. El programa de Adobe incluye todas las opciones necesarias para conseguir el PDF perfecto para imprenta. Simplemente tienes que seguir estos sencillos pasos (da igual que lo hagas en un Mac o un PC, o de la versión de Indesign que emplees, el aspecto puede variar pero las opciones son las mismas).

Paso 1: Con el documento abierto, desde el menú archivo, elige la opción exportar. En la ventana emergente escoge Formato: Adobe PDF (imprimir) y elige el lugar donde quieres guardarlo. Si estás en un PC en lugar de Formato pone Guardar como.

Crear PDF desde Indesign paso 1

Paso 2:  Te aparecerá otra ventana. En la parte superior nos encontramos el desplegable Valor de Adobe PDF, debemos de elegir [PDF/X-4:2008], éste es un estándar que nos creará un PDF óptimo para imprimir, veremos que al elegirlo la mayoría de las opciones ya se han configurado correctamente de forma automática.

A la izquierda de la ventana hay una franja con diferentes apartados que vamos a configurar. El primero se llama General. Aquí podremos seleccionar si queremos exportar todas las páginas o un rango de ellas y, muy importante, debemos asegurarnos de que esté marcada la opción Exportar como páginas. La opción de pliegos NO sirve para imprenta.

Exportar a PDF

Paso 3: El siguiente apartado a configurar es la compresión. Como en el paso anterior hemos elegido [PDF/X-4:2008], automáticamente nos ha configurado que las imágenes de más de 450 pixels se remuestreen a 300 pixels por pulgada. También vemos que ha activado la compresión JPG de máxima calidad. De esta forma conseguimos que el PDF ocupe menos espacio y lo podamos enviar a imprenta con mayor facilidad.

Muy importante: no poner nunca menos de 300 pixels por pulgada y tampoco calidad de imagen media o baja, pues conseguiríamos PDFs más comprimidos pero que no serían óptimos para imprimir.

También debemos resaltar que esta opción sirve para que las imágenes que tienen mucha resolución queden reducidas a 300 ppp, que es la definición que necesitamos para imprimir correctamente. En imágenes que tengan poca resolución, por ejemplo, 100 ppp, esta opción NO va a mejorar su calidad, seguirá siendo una imagen de baja resolución que no es óptima para impresión. Si necesitamos aumentar la resolución de alguna imagen, deberemos abrirlas en Photoshop y hacerlo manualmente.

Crear PDF desde Indesign Paso 3 Compresion

Paso 4: El siguiente apartado se llama Marcas y sangrados. Aquí es muy importante asegurarse de que incluimos en el apartado Sangrado: 3 mm en todos sus lados.

Las marcas de corte no es necesario activarlas, aunque si tu impresor te pide que lo hagas, puedes hacerlo. Para los sistemas de montaje digital da igual que las lleve o no.

Es muy importante que en el diseño de tu publicación hayas realizado correctamente los sangrados de fondos o imágenes cuando lo necesiten, si tienes dudas consulta el post Los sangrados en los trabajos de imprenta.

Crear PDF desde Indesign paso 4 Marcas y sangrados

Paso 5: En el apartado Salida, la conversión de color podemos configurarla de dos formas distintas, en función de nuestras necesidades:

5.1. Conversión de color = Sin conversión de color. Cuando todas nuestras imágenes ya están convertidas a CMYK o a escala de grises y no queremos que el programa cambie nada.

Convertir a PDF desde Indesign paso 5.1 sin conversion a color

5.2 Conversión de color = Convertir a destino (mantener valores). Cuando tenemos imágenes en RGB y queremos que el programa automáticamente las convierta a CMYK. En este caso deberemos de elegir como perfil de Destino: Coated FOGRA39.

Es muy importante que la opción mantener valores esté activa, para que los colores que hemos definido en la paleta de Indesign no varíen. Si no estás seguro de si en tu documento hay imágenes en RGB, ésta es la mejor opción para asegurarte de que todo llega a la imprenta en CMYK.

Convertir a PDF desde Indesign Paso 5.2 Convertir a destino Fogra 39 - mantener valores

Paso 6: En el apartado Avanzado, dentro del campo Fuentes – Subconjunto si el porcentaje de caracteres usado es inferior a: pondremos el valor 0%. De esta manera conseguimos que Indesign incruste la tipografía completa en el PDF.

Crear PDF desde Indesign paso 6 Avanzado - Incrustar fuentes

Paso 7: El apartado Seguridad sirve para proteger el archivo por contraseña y evitar que lo puedan abrir o imprimir, aparece todo desactivado y en gris, no tiene sentido activar nada porque necesitamos que la imprenta lo pueda abrir e imprimir.

Guardar como PDF desde Illustrator

Para convertir a PDF desde Adobe Illustrator seguiremos los siguientes pasos. El aspecto de las pantallas puede variar según estés en un Mac o un PC, o en función de la versión que utilices, pero las funcionalidades son las mismas.

Paso 1: Con el archivo abierto acudimos al menú Archivo > Guardar como, nos aparecerá una ventana donde elegiremos el lugar donde vamos a guardar nuestro PDF, el nombre y el Formato: Adobe PDF (pdf).
Si es un archivo de illustrator de múltiples páginas podemos elegir guardar todas o un rango de ellas.

Guardar como PDF desde Illustrator paso 1

Paso 2: Nos aparecerá una ventana emergente. En la parte superior debemos elegir como Ajuste preestablecido de Adobe PDF: la opción [PDF/X-4:2008]. Éste es el estándar de PDF para impresión y con ello la mayoría de las opciones se van a configurar automáticamente con los valores correctos.
A la izquierda hay una columna con diferentes apartados que hay que revisar. El primero de ellos se llama Generales y no es necesario marcar nada.

Guardar como PDF desde Illustrator paso 2 standard PDFX-3:2002

Paso 3: El siguiente apartado se denomina Compresión, al haber elegido en el paso 2 los ajustes preestablecidos [PDF/X-4:2008], automáticamente se ha configurado para que las imágenes que son muy grandes se reduzcan a 300 ppp y se active la compresión JPG calidad Máxima. No tenemos que tocar nada en esta pantalla.
Muy importante: si hay imágenes de menos de 300 ppp, esta opción no va a aumentar la resolución, por lo que deberemos abrirlas una a una y aumentar la resolución manualmente en Photoshop.

Guardar como PDF desde Illustrator, paso 3 compresión

Paso 4: A continuación revisaremos el apartado Marcas y sangrado. Aquí es muy importante asegurarse de poner en Sangrados: 3 mm por todos los lados.
Asegúrate de que al realizar el diseño has llevado hasta la zona de sangrado los fondos y las imágenes que lo requieran, si tienes dudas consulta el post Los sangrados en los trabajos de imprenta.

Guardar como PDF desde Illustrator paso4, marcas y sangrado

Paso 5: El apartado Salida está reservado para la gestión de color. Podemos configurarlo de dos maneras diferentes, según sean nuestras necesidades:

5.1: Conversión de color = Sin conversión. Cuando estamos seguros de que nuestras imágenes están en CMYK o en escala de grises y no queremos que el programa haga ninguna gestión de color.

Guardar como PDF desde Illustrator, paso 5.1 sin conversión de color

5.2: Conversión de color = Convertir a destino (conservar valores). Cuando tenemos imágenes en RGB (si no estás seguro, elige también esta opción), y queremos que el programa las convierta automáticamente a CMYK. En Destino elegiremos Coated FOGRA 39.
Es importante elegir Convertir a destino (conservar valores) para asegurarnos de que se conservan sin cambios los colores cmyk que hemos elegido en illustrator.

Guardar como PDF desde Illustrator, paso 5.2 convertir a destino FOGRA39

Paso 6: En los apartados Avanzado, Seguridad y Resumen no tenemos que configurar nada, los dejamos como vienen por defecto.

Crear PDF desde Microsoft Word

Existen 2 maneras muy sencillas de convertir a PDF desde Word sin tener que usar ningún otro programa adicional ni página web. Simplemente tienes que seguir los siguientes pasos. Las capturas de pantalla pueden variar en función de si estás en un PC o un Mac o la versión de tu programa pero, las funcionalidades son exactamente las mismas.

Guardar como PDF desde Word.

Con el archivo Word abierto en la esquina superior izquierda pinchamos en Archivo y seleccionamos la opción Guardar como. Nos aparecerá una pantalla donde podremos seleccionar el lugar donde queremos guardar nuestro archivo. En el submenú desplegable elegimos PDF (*.pdf), pulsamos Guardar y tendremos nuestro PDF listo para enviar a la imprenta.

Guardar como PDF desde Word

Exportar a PDF desde Word

Con el archivo Word abierto acudimos al menú Archivo (esquina superior izquierda) y seleccionamos la opción Exportar > Crear documento PDF/XPS.

Exportar a PDF desde Word paso 1

Nos aparecerá una ventana donde elegiremos el lugar donde queremos guardar nuestro archivo PDF y el nombre que va a tener. Debemos asegurarnos de que está seleccionada la siguiente opciòn: Tipo: PDF (*.pdf) y Optimizar para: • Estándar (publicación en línea e impresión). A continuación hacemos clic en Publicar y tendremos listo nuestro PDF para imprenta.

Exportar a PDF desde Word paso 2

Más información sobre el diseño y maquetación de libros

Si estás interesado en el proceso de creación de un libro, estas entradas de nuestro blog te resultarán muy útiles para maquetar, diseñar y preparar tu libro para imprimir: